Nhập chứng từ phát sinh

Phần 3: các nút lệnh nhập liệu

Có 3 lệnh dùng để thêm 1 dòng định khoản mới gồm F2, F3, F4

F2-Thêm định khoản

Để nhập thêm tiếp 1 dòng định khoản cho Chứng từ hoặc Hóa đơn đang nhập (tức là dòng định khoản thêm vào vẫn thuộc Chứng từ hoặc Hóa đơn hiện tại). Ví dụ 1 PHIEUCHI có 2 định khoản là giá vốn và tiền thuế, sau khi nhập định khoản thứ nhất giá vốn 6428/111 theo số tiền giá vốn, bạn chọn lệnh này để nhập tiếp bút toán 1331/111 số tiền thuế khấu trừ.

F3-Thêm hóa đơn

Để nhập thêm tiếp 1 dòng định khoản của hóa đơn tiếp theo của Chứng từ đang nhập (tức là dòng định khoản thêm vào vẫn thuộc Chứng từ đó nhưng là của Hóa đơn mới). Ví dụ 1 PHIEUCHI có 2 hóa đơn kèm theo, sau khi nhập hết hóa đơn thứ nhất , bạn chọn lệnh này để nhập tiếp định khoản của hóa đơn thứ 2.

F4-Thêm chứng từ

Để nhập thêm tiếp 1 dòng định cho Chứng từ mới tiếp theo.Ví dụ : sau khi nhập hết PHIEUCHI 1 thì bạn chọn lệnh này để nhập tiếp cho PHIEUCHI 2.

F5-Sửa

Sửa lại các nội dung cho dòng định khoản hiện tại (dòng định khoản tại vệt sáng trong danh sách).

Gợi ý : Khi vệt sáng đứng ở cột nào trong danh sách phát sinh, bạn nhấn F5-Sửa thì con trỏ nhảy ngay đến vùng nhập liệu tương ứng để sửa.

Qui trình khi thực hiện các lệnh Thêm, Sửa như sau :

• Khi bạn đang nhập 1 dòng định khoản và bạn chọn tiếp 1 trong 3 lệnh Thêm mới nêu trên  thì dòng định khoản vừa nhập trước đó sẽ được lưu vào danh sách chứng từ và bạn tiếp tục  nhập thêm dòng định khoản tiếp theo.

• Khi đang cập nhật Thêm mới hoặc Sửa lại 1 dòng định khoản mà bạn nhấn phím ESC thì toàn bộ những gì vừa cập nhập cho dòng định khoản hiện tại sẽ bị bỏ đi và trở về màn hình nhập liệu chính.

• Sau khi cập nhật Thêm mới hoặc Sửa lại 1 dòng định khoản, bạn nhấn nút lệnh Kết thúc hoặc Xác nhận thì toàn bộ những gì vừa cập nhập cho dòng định khoản hiện tại sẽ lưu lại và trở về màn hình nhập liệu chính.

• Trước khi lưu dữ liệu vừa cập nhật thì chương trình đã rà soát tính hợp lệ của toàn bộ dữ liệu do bạn nhập vào. Nếu có gì chưa đạt yêu cầu sẽ có thông báo nhắc nhở tương ứng để bạn biết.

F6-Xóa

 Xóa dòng định khoản hiện tại (dòng định khoản tại vệt sáng trong danh sách).

F7-Các lệnh khác

Các chức năng để xem, in nhanh chứng từ, khai báo thông tin và xử lý khác cho chức năng hạch toán chứng từ phát sinh. Khi bạn chọn lệnh F7-Các lệnh khác hoặc Nhấn chuột phải trên danh sách chứng từ thì một Menu (thực đơn) lệnh hiện lên để chọn. Tùy theo vệt sáng đang đứng tại dòng định khoản nào trong danh sách mà các lệnh tương ứng sẽ Sáng hoặc Mờ đi.

Lưu ý : Bạn có thể dùng phím nóng để chọn lệnh bằng cách nhấn các phím chữ đầu tiên (có dấu gạch dưới).

 

Nội dung của các lệnh gồm :

 

1. In phiếu thu :  In phiếu thu cho chứng hiện tại (nếu dòng chứng từ hiện tại là thu tiền)

2. In phiếu chi :  In phiếu chi cho chứng hiện tại (nếu dòng chứng từ hiện tại là chi tiền)

3. In phiếu nhập kho : In phiếu nhập kho cho chứng hiện tại (nếu dòng chứng từ hiện tại là nhập hàng)

4. In phiếu xuất kho : In phiếu xuất kho cho chứng hiện tại (nếu dòng chứng từ hiện tại là xuất hàng)

5. In phiếu chuyển kho : In phiếu chuyển kho cho chứng hiện tại (nếu dòng chứng từ hiện tại là xuất nhập chuyển kho)

6. In hóa đơn GTGT đầu ra :  In hóa đơn GTGT đầu ra cho hóa đơn hiện tại (nếu dòng hiện tại là hóa đơn đầu ra).

7. In phiếu xuất kho giá bán : In phiếu xuất kho tính theo giá bán cho hóa đơn hiện tại (nếu dòng hiện tại là hóa đơn đầu ra)

8. In chứng từ ghi sổ : In chứng từ ghi sổ của số CTGS hiện tại (nếu bạn dùng hình thức sổ sách CTGS)

9. In bảng kê chứng từ ghi sổ : In bảng kê các chứng từ kèm theo số CTGS hiện tại (nếu bạn dùng hình thức sổ sách CTGS)

a. In bảng kê chứng từ theo ngày : In bảng kê chứng từ của ngày ghi sổ theo dòng định khoản hiện tại

b. In phiếu định khoản chứng từ : In phiếu định khoản của dòng hiện tại để kẹp hồ sơ (nếu định khoản này không có chứng từ)

=> Khai báo tham số khi in phiếu... : hướng dẫn Khai báo tham số In phiếu và Phím nóng khác. Bạn xem thêm mục Nội dung của các chứng từ để biết thêm chi tiết về nội dung và qui  cách in các loại chứng từ.

c. Xuất kho giá vốn cho các hóa đơn bán ra trong tháng :  Tự động hạch toán các bút toán xuất kho giá vốn cho các hóa đơn bán ra trong tháng (và kiểm tra phiếu xuất trùng lắp, sai sót). Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại mục Tự động xuất kho giá vốn hàng bán 
d. Tính và cập nhật lại giá xuất kho trong tháng : Lưu ý, đây là chức năng quan trọng :

Tính lại giá xuất kho các mặt hàng đã xuất trong tháng : tùy chọn theo giá bình quân ngày hay giá bình quân tháng. Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại mục Tính và cập nhật lại giá xuất hàng trong kỳ 

e. Tính và cập nhật lại tỷ giá xuất trong tháng : dùng cho 2 TK là : 1112, 1122

f. Thêm Diễn giải hiện tại vào Thư viện :  Thêm diễn giải của dòng hiện tại vào thư viện để sau này dùng chọn lựa nhập nhanh. Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại mục Sử dụng thư viện diễn giải và đơn vị
g. Chỉnh sửa danh sách trong Thư viện... : Mở  thư viện diễn giải và đơn vị ra để chỉnh sửa theo ý bạn.
h. Chuyển chứng từ sang Nhóm-Tháng-CTGS khác : xem hướng dẫn chi tiết tại mục Di chuyển Chứng từ sang nhóm, tháng khác

j. Tìm kiếm chứng từ phát sinh : Tìm kiếm chứng từ theo điều kiện chọn lọc. Sau khi tìm kiếm xong và đóng màn hình tìm kiếm thì màn hình nhập liệu sẽ chuyển đến đúng dòng mà bạn đã tìm thấy. Xem thêm chức năng Tham khảo và tìm kiếm chứng từ...
k. Khai báo nhập liệu tự động chứng từ phát sinh : Xem hướng dẫn chi tiết tại mục Khai báo nhập liệu phát sinh tự động

n. Khai báo gõ tắt (gõ tốc ký) : Mở chức năng khai báo gõ tắt.

m. Tùy chỉnh màn hình theo từng loại chứng từ : Đặt lại Nhãn của Số chứng từ, Họ tên phù hợp với từng Loại chứng từ;  Bật tắt các vùng nhập liệu : Họ tên và Địa chỉ, Phiếu nhập đồng thời, Chứng từ Kèm theo, Hóa đơn.

 

F8- Xuất kho giá vốn tự động

Sau khi bạn đã nhập liệu Doanh thu và Thuế đầu ra của 1 tờ Hóa đơn thì nút lệnh <F8-Xuất kho giá vốn> sẽ sáng lên để bạn có thể chọn thực hiện định khoản tự động phần giá vốn tương ứng. Bạn xem hướng dẫn chi tiết tại mục Tự động xuất kho giá vốn hàng bán 

Tuy nhiên, bạn nên chọn thực hiện chức năng Xuất kho giá vốn tự động cho cả tháng 1 lần vào cuối tháng - nếu không cần phải theo sát số liệu xuất kho hàng ngày.

Kết thúc : Thoát khỏi chức năng nhập chứng từ phát sinh.