Nhập chứng từ phát sinh

Phần 4: khai báo nhập liệu tự động

Chức năng này được gọi từ màn hình Nhập chứng từ phát sinh, tại nút F7-Các lệnh khác , chọn lệnh Khai báo nhập liệu tự động.  Ðây là chức năng mạnh và uyển chuyển, nhằm giúp cho thao tác nhập liệu được tự động hóa, giảm bớt các thao tác lặp lại. Bạn có thể tự khai báo để phù hợp với thực tế chứng từ trong doanh nghiệp của bạn.

Nội dung của chức năng này :

• Khi nhập chứng từ phát sinh, mỗi khi bạn chọn các lệnh thêm mới F2-Thêm định khoản hoặc F3-Thêm hóa đơn hoặc F4-Thêm chứng từ thì thực chất đều để bắt đầu Nhập thêm mới 1dòng định khoản.

• Khi bạn nhập thêm 1 dòng định khoản, về nguyên tắc là bạn sẽ nhập toàn bộ các Vùng nhập liệu từ vùng Ngày ghi sổ ... cho đến vùng Số tiền. Tuy nhiên trên thực tế có khá nhiều vùng vẫn mang nội dung dữ liệu của lần nhập trước, vì lý do này nên bạn sẽ có nhu cầu khai báo các vùng nhập liệu nào được tự động Nhập giống dòng phát sinh trước đó  và  Tăng STT của số chứng từ. hóa đơn (nếu cần)  và  chuyển con trỏ nhảy ngay đến Vùng nào để nhập liệu tiếp ... nhằm giảm bớt thao tác nhập liệu. 

Cách thức khai báo :

Việc khai báo này được bóc tách đến từng Loại chứng từ, trong mỗi Loại chứng từ thì có 3 tình huống là F2-Thêm định khoản, F3-Thêm hóa đơn, F4-Thêm chứng từ . Trong mỗi tình huống thì bạn lần lượt chọn theo các nội dung sau :

(1)- Các chỉ tiêu được tự nhập liệu giống dòng phát sinh trước đó :

Là khi tiếp tục nhập thêm 1 dòng định khoản mới thì các vùng có đánh dấu chọn sẽ tự động được nhập dữ liệu giống như của dòng định khoản trước đó. 

(2)-  Các chỉ tiêu được + 1 : (tự động tăng Số thứ tự thêm 1)  

Là khi tiếp tục nhập thêm 1 dòng định khoản mới, các vùng có đánh dấu chọn sẽ tự động được điền dữ liệu với phần chữ số được cộng thêm 1.

(3)- Tự động ghi Ngày ghi sổ  theo Ngày chứng từ :

Vì Ngày ghi sổ là chỉ tiêu chính để sắp xếp thứ tự của Sổ sách khi in ra, ngoài ra còn là cơ sở tính toán các báo cáo theo Ngày, do nó chỉ tiêu này phải chính xác và sát thực. Trong 1 số trường hợp như nhập phiếu Thu, Chi, Nhập, Xuất, Doanh thu Bán hàng thì  bạn nên đánh dấu chọn mục này để đảm bảo ngày ghi sổ được chuẩn xác.

(4)- Tự động ghi Số hóa đơn theo Số chứng từ :

Trong 1 số trường hợp, ví dụ khi nhập phát sinh cho các hóa đơn bán hàng, bạn có thể dùng ngay số của Hóa đơn để ghi vào Số chứng từ. Và nếu vậy, để khỏi phải mất công nhập lần nữa cho Số hóa đơn ở dưới thì bạn hãy đánh dấu chọn mục này.

(5)- Sau khi chọn lệnh thêm F2 (hoặc F3 hoặc F4) thì con trỏ nhập liệu sẽ đến đứng tại vùng nào :

Thông thường, khi thêm 1 dòng định khoản thì con trỏ nhập liệu sẽ bắt đầu dứng tại vùng Ngày ghi sổ. Tuy nhiên bạn có thể dùng chọn lựa này để nó nhảy đến ngay vùng nào mà bạn thấy tiện nhất.

(6)- Điền (cập nhật) thông tin của chi tiết cấp 1, cấp 2 cho hóa đơn, phiếu thu, chi :

Khi nhập xong mã chi tiết cấp 1 (và cấp 2), nếu có các thông tin liên đới của chi tiết cấp 1 (và cấp 2) phù hợp thì sẽ tự động điền vào chỉ tiêu tương ứng của hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi hiện hành (nếu cần).

(7)- Nút lệnh <Chọn theo thiết lập ban đầu của KTVN> :

KTVN đã thiết lập sẵn các chọn lựa mẫu. Nếu bạn chọn nút lệnh này thì các chọn lựa mẫu sẽ trở thành hiện hành  (chỉ tác dụng cho Loại chứng từ đang chọn).