Nhập chứng từ phát sinh

Phần 2: nội dung các vùng (chỉ tiêu ) và qui cách nhập liệu

Lưu ý có ích :

• Mỗi khi bạn di chuyển con chuột hoặc dấu nháy đến vùng chỉ tiêu nào thì sẽ có hướng dẫn vắn tắt tương ứng dưới đáy màn hình để tham khảo nhanh nội dung và cách nhập liệu đặc biệt cho vùng đó.

• Hầu hết các vùng nhập liệu chính đều có thể tra cứu dữ liệu cũ để nhập liệu nhanh : bằng cách đứng tại vùng dữ liệu đó (đang bỏ trống chưa nhập liệu gì), bạn nhấn phím mũi tên xuống hoặc nhập dấu ? rồi Enter, sẽ bật ra danh sách dữ liệu tra cứu tương ứng để chọn.

1. Loại chứng từ : 

Bấm phím Spacebar hoặc mũi tên để hiện danh sách chọn loại chứng từ cần nhập liệu.

Khi bạn chưa chọn Loại chứng từ nào thì danh sách các phát sinh sẽ hiện  toàn bộ các chứng từ phát sinh (để xem).  Sau khi bạn chọn Loại chứng từ thì danh sách các phát sinh chỉ hiện các chứng từ phát sinh thuộc Loại chứng từ đó (để cập nhật : thêm, sửa, xóa).

2. Tháng hạch toán : 

Bấm phím Spacebar hoặc mũi tên để chọn tháng, khi chọn tháng nào thì danh sách các phát sinh chỉ hiện các chứng từ phát sinh thuộc Tháng đó và thuộc Loại chứng từ đã chọn ở trên.

3. Số CTGS :

Số Chứng từ ghi sổ dài tối đa 5 ký tự do bạn tự đặt, có thể ghi bằng số hoặc chữ. Vùng này chỉ dùng nếu tại chức năng các khai báo ban đầu bạn chọn Hình thức sổ sách là "Chứng từ ghi sổ". Còn với hình thức nhật ký chung thì số CTGS luôn tự động  là số 0. Gợi ý : bạn nên đặt số CTGS có kèm theo phân loại, ví dụ 001PT là số 001 của loại chứng từ thu tiền,.v.v.. như vật sẽ tránh bị trùng số giữa các loại chứng từ khác nhau.

4. Ngày ghi sổ :  Lưu ý xem kỹ chỉ tiêu này

Ngày ghi sổ kế toán sẽ dùng làm căn cứ về thời gian để lập các Báo cáo, Sổ sách, Chứng từ (khi bạn chọn lập theo thời gian tính Từ Ngày - Đến Ngày).  Nó cũng dùng để làm thứ tự sắp xếp chứng từ phát sinh trên các sổ kế toán.

Nếu bạn bỏ trống thì ngày ghi sổ sẽ tự động lấy ngày cuối tháng hạch toán đã chọn ở trên. Bạn cũng có thể khai báo trong mục Khai báo nhập liệu tự động để Ngày ghi sổ tự động điền theo Ngày chứng từ.

5. Số chứng từ :

Số chứng từ dài tối da 10 ký tự, có ghi bằng số hoặc chữ. Thông thường vùng này ghi số của Phiếu Thu, chi, nhập, xuất, bảng kê, bảng phân bổ, phiếu hạch toán, ..v.v... tùy theo thực tế các chứng từ kế toán của bạn.

Trong ghi chép kế toán, bất kỳ chứng từ nào cũng phải có Số và Ngày, nếu có phát sinh nào đó không có số chứng từ kèm theo (chẳng hạn bút toán điều chỉnh, kết chuyển, sửa sai...) thì bạn cũng phải tự đặt một cái số cho nó để ghi vào Số chứng từ.

6. Ngày chứng từ :

Ngày của chứng từ, ví dụ ngày phiếu thu, phiếu chi,..v.v...

7-8. Họ tên và Ðịa chỉ :

Trong các trường hợp Chứng từ là Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chuyển kho thì vùng này để ghi Họ tên và Ðịa chỉ của người nộp, người nhận, người giao, người nhận... tương ứng với từng loại phiếu.

Vùng họ tên dài tối da 60 ký tự. Vùng Ðịa chỉ dài tối da 60 ký tự

9-10-11. Phiếu nhập, Ngày nhập, Họ tên :

Các vùng này chỉ hiện lên khi bạn chọn Loại chứng từ là <02-Phiếu chi >. Nó dùng để ghi số phiếu nhập, ngày phiếu nhập và Họ tên người giao hàng (trong trường hợp kẹp Phiếu Chi trả tiền và Phiếu Nhập hàng hạch toán đồng thời). Vì trong phát sinh này bạn vừa phải ghi Số phiếu chi, vừa phải ghi Số phiếu nhập kho.

12. Diễn giải  :

Diễn giải dài tối da 90 ký tự. Bạn có thể ghi diễn giải riêng cho từng định khoản phát sinh hoặc ghi chung giống nhau trong cả 1 chứng từ thì tùy bạn. Diễn giải ghi thế nào thì khi in sổ chi tiết sẽ thể hiện ra như thế. Có thể nhập dấu ? và Enter để chọn trong danh sách thư viện diễn giải đã lưu.

13. Chứng từ kèm theo :

Vùng này để ghi chú về các chứng từ hồ sơ kèm theo cho trường hợp nhập phiếu Thu, phiếu Chi

14. Loại hóa đơn : Lưu ý xem kỹ chỉ tiêu này

KTVN đã phân loại và đặt sẵn 1 số loại hóa đơn có Mã , Tên và Nội dung như sau :

Mua vào :

V01      Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế    

V02      Hàng hoá, dịch vụ không đủ điều kiện khấu trừ (chỉ dùng cho TTư 156/2013 về trước - giữ lại để tương thích với dữ liệu của KTVN phiên bản cũ)

V03      Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không chịu thuế đủ điều kiện khấu trừ thuế

V04      Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện được khấu trừ thuế

V05      Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp trên tờ khai 01/GTGT

V06      Chứng từ thu mua HHDV mua vào không có hoá đơn - Ghi vào bảng kê 01/TNDN

V07      Hàng hoá, dịch vụ mua vào có hoá đơn bán hàng - Ghi vào bảng kê 05/GTGT (T.Tư 32/2007/TT-BTC)

Bán ra :

R01      Hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT  

R02      Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 0%:

R03      Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 5%:

R04      Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 10%:  

R05      Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp trên tờ khai 01/GTGT 

Bạn chỉ cần nhập Loại hóa đơn khi dòng phát sinh hiện tại thỏa 2 điều kiện :

• Ðịnh khoản phát sinh hiện tại là của một hóa đơn chứng từ cần lập "Bảng kê khai hóa đơn và thuế GTGT đầu ra hoặc đầu vào" hoặc bảng kê khai tương ứng.

• Ðịnh khoản phát sinh hiện tại thuộc về 1 trong các nhóm nghiệp vụ sau : 

1. Doanh thu (ghi có TK 511, 512, 711, v.v.)

2. Thuế GTGT đầu ra phải nộp (ghi có TK 33311)  

3. Giá vốn hàng mua (ghi nợ TK 152, 211, 621, 622,...642,..v.v.)

4. Thuế GTGT được khấu trừ (ghi nợ TK 133)

5. Các trường hợp mua bán bị trả lại, giảm giá, chiết khấu.

Nếu bạn không cần lập các báo cáo thuế trong chương trình thì không cần nhập liệu vào vùng này. Bất kỳ dòng phát sinh nào mà có ghi Loại hóa đơn thì sẽ được đưa vào "Bảng kê khai hóa đơn chứng từ và thuế" tương ứng.  Nếu các định khoản không thuộc vào 2 điều kiện trên thì bạn không được nhập Loại hóa đơn, vì sẽ dẫn đến Bảng kê khai thuế VAT bị sai số.  

14b. Chỉ tiêu phân loại bổ sung cho Loại hóa đơn (Ô bên cạnh Loại hóa đơn) :

Nếu Hóa đơn đang hạch toán nằm trong các trường hợp sau đây thì bạn nhập vào Mã tương ứng:

1. TRALAI : Nếu là trả lại hàng,  mã này để chương trình căn cứ giảm trừ trong các Bảng kê 01, 02.  Khi ghi loại hóa đơn thì vẫn ghi đúng loại Rxx-với hàng bán ra bị trả, Vx-với hàng mua vào trả lại người bán.

2. CKGG     : Nếu là hạch toán Chiết khấu hoặc Giảm Giá, mã này để chương trình căn cứ giảm trừ trong các Bảng kê 01, 02. Khi ghi loại hóa đơn thì vẫn ghi đúng loại Rxx-với hàng bán ra bị trả (bút toán cho TK 521x), Vxx-với hàng mua vào trả lại người bán.

3. TANG     : Nếu là ghi điều chỉnh tăng cho bảng kê khai 01, 02/GTGT của các kỳ trước (số và xêri của hóa đơn do bạn tự đặt)

4. GIAM     : Nếu là ghi điều chỉnh giảm cho bảng kê khai 01, 02/GTGT của các kỳ trước (số và xêri của hóa đơn do bạn tự đặt)

5. HUYBO : Nếu là hóa đơn đầu ra bị ghi sai, xóa bỏ. Cách ghi định khoản : Nợ 000/ Có 000 và số tiền = 0

6. TM, CK, TM/CH, KH : Với hóa đơn đầu ra, có thể chọn thêm hình thức thanh toán là : Tiền mặt, Chuyển Khoản, Tiền mặt hoặc Chuyển Khoản, Khác : chỉ phục vụ cho việc in hóa đơn.

Tham khảo thêm sơ đồ hạch toán sau để thực hiện hạch toán :

Theo sơ đồ trên, các bút toán Trả lại, Giảm giá, Chiết khấu, Giảm giá được hạch toán nhập liệu cụ thể như sau (riêng thông tư 133/2016/TT-BTC không còn dùng TK 521,531,532 mà ghi thẳng vào TK 511) :

BÁN RA :
- Nếu CKGG ngay và tính thuế GTGT theo giá vốn đã giảm : hạch toán TK 521x cho phần chiết/giảm, ghi chỉ tiêu bổ sung CKGG cho phần chiết/giảm.
- Nếu CKGG sau khi đã hạch toán bán xong :  hạch toán TK 521x theo số hóa đơn mới, có ghi chỉ tiêu bổ sung CKGG cho hóa đơn cả giá vốn và thuế cho khoản Trả lại/Chiết Khấu/Giảm Giá.
MUA VÀO :
- Nếu CKGG ngay và tính thuế GTGTtheo giá vốn đã giảm : nếu có hạch toán riêng phần chiết/giảm thì ghi chỉ tiêu bổ sung CKGG cho phần chiết/giảm này.

- Nếu CKGG sau khi đã hạch toán mua xong : hạch toán bút toán giảm (ngược) theo số hóa đơn mới, có ghi chỉ tiêu bổ sung CKGG cho cả giá vốn và thuế cho khoản Trả lại/Chiết Khấu/Giảm Giá.
GHI CHÚ : Nếu bạn hạch toán cho khoản Trả lại/CHiết Khấu/Giảm Giá bằng cách ghi bút toán đỏ (số tiền âm) theo đúng định khoản khi Mua/Bán thì không được nhập chỉ tiêu bổ sung CKGG cho hóa đơn.

15. Xê ri : Số xêri (ký hiệu của hóa đơn) dài tối đa 12 ký tự. Với loại hóa đơn đặc biệt nào không có xeri thì bạn tự đặt số xêri.  

16. Số hóa đơn  : Số hóa đơn dài tối đa 12 ký tự. 

17. Ngày hóa đơn : 

Nếu tại chức năng Khai báo nhập liệu tự động bạn chọn <Tự động ghi số hóa đơn theo số chứng từ>, thì khi chuyển vào vùng này mà nó chưa được nhập liệu gì thì nó sẽ được tự động điền theo ngày của chứng từ.

18. MS thuế /Số CMND :

MS thuế của đơn vị đối tác mua hoặc bán ghi trên tờ hóa đơn. Dài tối đa 18 ký tự. Nếu bạn nhập đúng Mã Số Thuế có trong Thư viện đơn vị thì các vùng Đơn vị, địa chỉ, mặt hàng sẽ được điền tự động.   Có thể nhập dấu ? và Enter để chọn trong danh sách thư viện.

Ghi chú : Nếu loại hóa đơn là "V06" thì được xem là Số CMND, nếu loại hóa đơn khác thì được xem là Mã số thuế.

18. Ðơn vị :

Tên đơn vị đối tác trên hóa đơn,  dài tối đa 60 ký tự. Có thể nhập dấu ? và Enter để chọn trong danh sách thư viện.

20. Ðịa chỉ :  

Địa chỉ của đơn vị đối tác trên hóa đơn dài tối đa 60 ký tự. Bạn có thể bỏ qua không nhập vùng này nếu báo cáo Kê khai hóa đơn của bạn không cần in cột địa chỉ khách hàng.

21. Mặt hàng- :  Lưu ý xem kỹ chỉ tiêu này

Mặt hàng mua hoặc bán ghi trên hóa đơn, dài tối đa 60 ký tự. Bạn cũng có thể nhập dấu ? và Enter để chọn trong danh các mặt hàng đã mua bán trong năm.

Lưu ý : ghi thêm dấu trừ (-) vào đầu chỉ tiêu mặt hàng để giải quyết cho trường hợp sau :

• Vì chương trình tự động tính thuế suất VATcủa hóa đơn theo số tiền của các định khoản thuộc hóa đơn đó.  Nếu dòng định khoản nào có ghi dấu trừ (-) ở đầu vùng <Mặt hàng> thì số tiền của dòng định khoản đó được bỏ qua không tính vào giá gốc để tính thuế suất VAT. Trường hợp này thường dùng cho các hoạt động kinh doanh mà phần Doanh Thu có phụ thu và Chi Phí có phụ phí như các đơn vị Kinh doanh xăng dầu.

• Một tờ hóa đơn GTGT có thể có cả các khoản phụ phí khác, khoản phụ phí này không tính vào giá vốn để tính thuế suất thuế VAT chung, ví dụ hóa đơn mua xăng dầu số 3622 có nội dung : Giá gốc 10 lít xăng = 50.000 đ  /   Phụ phí ... = 1.800 đ   /   Thuế VAT 10% = 5.000 đ.  Thì khi nhập phát sinh, bạn sẽ ghi 3 dòng định khoản như sau :

Số hóa đơn	TK nợ	TK có	Số tiền	Mặt hàng
3652	1561	1111	50.000	Xăng
3652	1561	1111	1.800	-Phụ phí.. xăng.
3652	13311	1111	5.000	Thuế VAT xăng

Như vậy thuế suất tính ra sẽ là : 5.000 / 50.000 = 10%. Còn nếu không có dấu trừ đó thì chương trình sẽ tính thuế suất thành 5.000 / (50.000+1.800) = 9,6%.

Trong trường hợp bạn muốn bỏ luôn khoản phụ phí ra khỏi bảng kê khai hóa đơn bán ra mua vào vào thì bạn chỉ cần bỏ trống Loại hóa đơn của dòng định khoản phụ phí.

Lưu ý : ghi dấu % ở cuối chỉ tiêu mặt hàng để giải quyết cho trường hợp sau:

• Một tờ hóa đơn có nhiều loại Hàng có Thuế suất GTGT khác nhau, để phân biệt từng loại thuế suất trong báo cáo thuế thì bạn ghi chú thêm số 05% hoặc 10% phía cuối cho từng mặt hàng. Ví dụ  :

Số hóa đơn	TK nợ	TK có	Số tiền	Mặt hàng
1357 1357	1561 1331	1111 1111	100.000 5.000	Xi măng 05% Xi măng 05%
1357 1357	1561 1331	1111 1111	100.000 10.000	Xăng 10% Xăng 10%

22. TK Nợ :

Mã TK Nợ nhập vào sẽ được khống chế theo Danh mục các tài khoản đã được khai báo. Bạn chỉ nhập các TK trực tiếp (tức là cấp dưới cùng). Nếu bạn bỏ trống ra khỏi vùng này thì sẽ hiện ra danh sách các TK đã khai báo trong năm hiện tại để bạn chọn.

Sau khi bạn nhập Mã TK Nợ thì các vùng : Mã Kho nợ, Chi tiết Nợ, Số lượng, Nguyên tệ sẽ đuợc sáng lên hoặc mờ đi tùy theo tính chất của Mã TK vừa nhập.

23. Mã kho Nợ : 

Nếu TK Nợ vừa nhập thuộc loại TK Tồn Kho và TK này được Mở Chi tiết Mặt hàng thì vùng Mã kho Nợ mới sáng lên để nhập liệu. Mã kho Nợ nhập vào sẽ được khống chế theo các danh mục kho đã mở. Nếu bạn bỏ trống ra khỏi vùng này thì Danh sách kho sẽ hiện lên để bạn chọn. Nếu TK này chỉ có duy nhất 1 kho thì sẽ được nhập tự động luôn.

24. Chi tiết cấp 1 Nợ :

• Nếu TK Nợ vừa nhập là TK có mở Danh mục Chi tiết thì vùng Chi tiết Nợ mới sáng lên để nhập liệu. Mã Chi tiết Nợ nhập vào sẽ được khống chế theo Danh mục Chi tiết của TK này. Nếu bạn bỏ trống ra khỏi vùng này thì Danh sách Chi tiết sẽ hiện lên để bạn chọn. Nếu trong Danh mục Chi tiết chỉ có duy nhất 1 Chi tiết thì sẽ được nhập tự động luôn.

• Sau khi bạn nhập Mã Chi tiết Nợ thì các vùng : Số lượng, Nguyên tệ sẽ đuợc sáng lên hoặc mờ đi tùy theo tính chất của Chi Tiết vừa nhập.

• Sau khi bạn nhập Mã Chi tiết Nợ thì một số vùng khác sẽ được tự động điền dữ liệu nếu nó chưa được nhập dữ liệu. Bạn hãy lưu ý vận dụng nguyên tắc này để giảm bớt các thao tác nhập liệu thủ công. Cụ thể :

1. Nếu phát sinh đang ghi Loại hóa đơn đầu ra và TK Nợ là loại TK Khách Hàng thì : Các vùng  Ðơn vị, Ðịa chỉ, MS thuế của hóa đơn sẽ được tự động điền theo các khai báo trong Danh mục Chi tiết khách hàng. 

2. Nếu phát sinh đang ghi Loại hóa đơn đầu vào và TK Nợ là loai TK Tồn kho, Nhập xuất thì : Vùng Mặt hàng của hóa đơn sẽ được tự động điền theo khai báo trong Danh mục chi tiết mặt hàng.

3. Nếu phát sinh đang ghi Loại chứng từ Phiếu chi và TK Nợ là loại TK Khách Hàng hoặc Tạm ứng thì : Vùng HọTên, Ðịa Chỉ của phiếu chi sẽ được tự động điền theo các khai báo trong Danh mục Chi tiết khách hàng.

• Nếu khi đang nhập liệu mà phát sinh thêm 1 chi tiết mới trong năm (chưa có trong danh mục) thì bạn nhập dấu cộng (+) vào vùng này và Enter để bật màn hình thêm mới chi tiết đó luôn.

25. Chi tiết cấp 2 Nợ :

• Nếu chi tiết cấp 1 Nợ vừa nhập là có mở Danh mục Chi tiết cấp 2 thì vùng Chi tiết cấp 2 Nợ mới sáng lên để nhập liệu. Cách nhập và đặc tính tương tự như chi tiết cấp 1.

• Nếu khi đang nhập liệu mà phát sinh thêm 1 chi tiết mới trong năm (chưa có trong danh mục) thì bạn nhập dấu cộng (+) vào vùng này và Enter để bật màn hình thêm mới chi tiết luôn.

26. TK Có : Tương tự như TK Nợ.

27. Mã kho Có: Tương tự như Mã kho Nợ.

28. Chi tiết cấp 1 Có : Tương tự như Chi tiết cấp 1 Nợ. Phần điền dữ liệu tự động thì có khác như sau :

1. Nếu phát sinh đang ghi Loại hóa đơn đầu ra và TK Có là loại TK Doanh Thu thì : Vùng Mặt hàng của hóa đơn sẽ được tự động điền theo khai báo trong Danh mục chi tiết của TK doanh thu.

2. Nếu phát sinh đang ghi Loại hóa đơn đầu vào và TK Có là loại TK Khách hàng thì : Các vùng  Ðơn vị, Ðịa chỉ, MS thuế của hóa đơn sẽ được tự động điền theo các khai báo trong Danh mục Chi tiết khách hàng. 

3. Nếu phát sinh đang ghi Loại chứng từ Phiếu thu và TK Có là loại TK Khách Hàng hoặc Tạm ứng thì : Vùng HọTên, Ðịa Chỉ của phiếu thu sẽ được tự động điền theo các khai báo trong Danh mục Chi tiết khách hàng.

29. Chi tiết cấp 2 Có : Tương tự như Chi tiết cấp 2 Nợ.

30. Mã vụ việc :

Nếu TK Nợ hoặc TK Có tương ứng với các vụ việc mà bạn đã khai báo trong danh mục vụ việc thì vùng này mới sáng lên để bạn nhập vào mã vụ việc. Chỉ tiêu này làm căn cứ để lập các báo cáo Chi tiết và Tổng hợp cho các Vụ việc.

31-32. Số lượng, Ðơn giá :  Lưu ý xem kỹ chỉ tiêu này

Nếu các Chi Tiết bên Nợ hoặc bên Có trực thuộc  TK có tính chất (3)-Tồn Kho hoặc (4)-Nhập Xuất hoặc đang hạch toán Doanh Thu và có mở Chi tiết cấp 1 cho TK tương ứng thì 2 vùng này mới sáng lên để bạn nhập liệu.

Đơn giá nhập và xuất kho sẽ tự động tạm tính theo Đơn giá cuối  = Số dư cuối / Số tồn cuối  của mọi chứng từ phát sinh hiện có trong năm (nếu bạn có khai báo giá kế hoạch thì ưu tiên tính theo giá kế hoạch). Sau khi giá tự tính và hiện ra thì bạn vẫn có thể tự nhập lại đơn giá.   

 

Nguyên tắc tính giá xuất kho trong chương trình :

Phương pháp tính giá xuất kho trong khi nhập chứng từ sẽ thay đổi tùy thuộc vào trình tự nhập liệu các chứng từ của bạn :

• Nếu bạn nhập liệu các phiếu nhập kho và xuất kho theo đúng trình tự thời gian của chứng từ thì : Giá xuất kho sẽ là giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho (thời điểm xác định theo ngày ghi sổ)

• Nếu bạn nhập liệu các phiếu nhập kho hết cả tháng rồi mới nhập liệu các phiếu xuất kho : Giá xuất kho sẽ là giá bình quân gia quyền tại thời điểm cuối kỳ (cuối tháng)

• Trên thực tế, ít ai sắp xếp chứng từ gộp cả Nhập Xuất theo thời gian để nhập liệu, ít ra thì cũng phân thành 2 loại Nhập và Xuất để nhập liệu, ngoài ra còn tình huống nhập sai xót sẽ chỉnh sửa bổ sung lại, hoặc nhập chưa có giá, v.v.. dẫn đến giá xuất kho sẽ không đúng theo 2 tình huống trên. Để giải quyết vấn đề này, trong chương trình đã có chức năng Tính và cập nhật lại giá xuất kho. Chức năng này sẽ tính và cập nhật lại giá xuất kho cho các chứng từ phát sinh theo 1 trong 2 phương pháp tính giá xuất kho mà bạn đã khai báo tại chức năng Các khai báo ban đầu / Qui định hạch toán là Giá bình quân cuối tháng và Giá bình quân cuối ngày ghi sổ.

• Lưu ý : Khi Nhập hàng có các khoản phí bốc xếp, vận chuyển phụ phí, thuế NK,... thì Chỉ ghi Số lượng và Đơn giá cho bút toán Nhập hàng, còn các bút toán Phí khác thì không ghi Số lượng và Đơn giá nữa - mà chỉ ghi Số tiền.

33-34. Nguyên tệ, Tỷ giá :

Nếu các TK hoặc Chi Tiết bên Nợ hoặc Có đã đuợc khai báo (tại danh mục TK và Chi tiết) là có ghi chép nguyên tệ thì các vùng này  mới sáng lên để bạn nhập liệu.

Riêng phát sinh có ngoại tệ của 2 là TK 1112 và TK 1122 thì bạn nhập tỷ giá tạm tính, sau đó, đến cuối tháng thì bạn cũng thực hiện chức năng Tính và cập nhật lại tỷ giá xuất ngoại tệ của 2 TK này.

35. Số tiền (VND) :

Khi bạn muốn ghi bút toán đỏ thì nhập số âm (thêm dấu trừ vào đầu số tiền).

Chỉ có 1 trường hợp cho tạm bỏ trống số tiền (tức là số tiền =0) là : khi đang nhập xuất Hàng (tức là Số lượng khác 0) nhưng chưa xác định được Ðơn Giá Hàng. Sau này khi đã xác định được Giá Hàng sẽ trở lại dòng định khoản này sửa lại, ghi Ðơn giá và Số tiền xác định.