Khai báo danh mục tài khoản, tiểu khoản, chi tiết và số dư đầu năm

• Toàn bộ hệ thống Mã và Tên sổ sách trong công việc kế toán được cụ thể hóa bởi Danh mục tài khoản, tiểu khoản và Các danh mục chi tiết cấp 1 , cấp 2. Việc khai báo các danh mục này tương đương với việc : khi bạn mới bắt đầu một năm kế toán mới thì bạn phải mua một loạt sổ kế toán, sau đó bạn điền Mã và Tên của sổ vào bìa sổ, đồng thời ghi Số Dư đầu năm vào trang đầu tiên của mỗi cuốn sổ.  

• Ngoài 3 chỉ tiêu chính là Mã, Tên, Số dư đầu năm thì mỗi tài khoản còn được qui định thêm các chỉ tiêu khác là : Thuộc tính ngoại tệ (để xác định tài khoản đó có ghi chép tiền bằng ngoại tệ hay không), Tính chất của tài khoản (để qui định khi mở chi tiết cấp dưới cho tài khoản đó thì sẽ cho theo dõi Số lượng, Địa điểm kho hàng, Địa chỉ và Mã số thuế khách hàng,..v.v.. tùy theo từng tính chất của tài khoản).

• Các tài khoản và một số tiểu khoản thì đã do chế độ nhà nước qui định Mã và Tên, ngoài ra bạn có thể khai báo thêm các tiểu khoản và mở các chi tiết khác theo nhu cầu quản lý riêng của doanh nghiệp mình.

• Khi bạn mới chạy chương trình lần đầu hoặc khi bạn chọn một năm làm việc mới chưa có số liệu thì chương trình sẽ tạo sẵn một danh mục tài khoản đầy đủ theo hệ thống tài khoản mà bạn đã chọn trong chức năng Các khai báo ban đầu, bạn chỉ vào cập nhật : thêm các tiểu khoản và chi tiết khác cần dùng, xóa các tài khoản không cần dùng, nhập vào số dư đầu năm, sửa lại các chỉ tiêu và tính chất của các tài khoản theo yêu cầu sử dụng.

I/ Khai báo danh mục tài khoản và tiểu khoản

Nội dung các chỉ tiêu của một tài khoản, tiểu khoản :

Mã tài khoản :  

Mã tài khoản trong chương trình cho phép phân chia tối đa 4 cấp :

• TK cấp 1 : dài 3 ký tự, đặt theo mã qui định của chế độ kế toán Nhà nước. ví dụ : 111,112,131,511...

• TK cấp 2 : dài 4 ký tự, có gốc là 3 ký tự của TK cấp 1. ví dụ : 1111,1121,5111... 

• TK cấp 3 : dài 5 ký tự, có gốc là 4 ký tự của TK cấp 2. ví dụ : 14221, 14222, 33311...

• TK cấp 4 : dài 6 ký, tự có gốc là 5 ký tự của TK cấp 3. ví dụ : 33311A, 33311B, 15211A, 15211B...

Một vài khái niệm thường dùng trong chương trình :

• TK trực tiếp : Là TK mà không có TK cấp dưới (nó là TK cấp dưới cùng). Các ghi chép số dư, số phát sinh sẽ được trực tiếp ghi vào các TK này.

• TK gián tiếp : Là TK mà có các TK cấp dưới. Các TK này không trực tiếp nhận các số liệu ghi chép. Số liệu của nó có được nhờ tổng hợp tự động từ các TK cấp dưới của nó (TK trực tiếp).

• TK Mẹ (hoặc TK cấp trên) và TK Con (hoặc TK cấp dưới) : là 2 TK cấp liền nhau, có chung gốc TK cấp 1. ví dụ : TK 142 là Mẹ và TK 1421 là Con;  TK 1422 là Mẹ và TK 14221 là Con,..v.v..

• Tiểu khoản : các TK từ cấp 2 đến cấp 4 còn được gọi là Tiểu khoản.

• Chi tiết : Mỗi tài khoản hoặc tiểu khoản có thể mở danh mục chi tiết riêng và được gọi là Chi tiết.

Lưu ý : 2 khái niệm Tiểu khoản và Chi tiết  trong chương trình là khác nhau.

Tên tài khoản :  Dài tối đa 60 ký tự.

Số dư nợ, dư có đầu năm :  

Dùng để nhập số dư đầu năm của từng TK.  Lưu ý : nếu tài khoản nào có tiểu khoản hoặc chi tiết cấp dưới thì thì bạn không cần nhập số dư vì số dư của nó sẽ tự động được tính từ số dư của các cấp dưới cộng lên.

Nếu bạn không bắt đầu sử dụng chương trình từ đầu năm thì bạn Nhập vào số dư tại thời điểm bắt đầu sử dụng chương trình, thường là của đầu tháng mà bạn đã kết số dư toàn bộ hệ thống sổ sách. Bạn hãy tham khảo thêm mục Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo  để biết rõ về Qui trình tính số dư, số lũy kế trên các sổ sách và báo cáo kế toán.

Thuộc tính Ngoại tệ :  

Nếu bạn bật chọn ô này thì nghĩa là TK này đuợc khai báo có ghi chép nguyên tệ. Các vùng số dư Nguyên tệ sẽ sáng lên để bạn nhập. Và sau này, khi nhập chứng từ phát sinh, mỗi khi ghi chép vào TK này thì vùng Số tiền bằng ngoại tệ cũng sáng lên để bạn nhập.

Lưu ý : Thuộc tính này cần được khai báo ngay từ đầu. Nếu sau khi bạn mở tiểu khoản hoặc chi tiết cấp dưới cho 1 tài khoản này thì thuộc tính Ngoại tệ của tài khoản đó không sửa lại được nữa.

Thời hạn :  

Tùy theo chế độ kế toán (Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC) thì có quy định các Tài Khoản (và các cấp dưới của nó) cần xác định yếu tố thời hạn để lập báo cáo quyết toán tài chính. Ký hiệu : N - ngắn hạn , D - dài hạn , K - thời hạn khác. Nếu bạn bỏ trống thì chương trình sẽ tự hiểu là ngắn hạn.

1/ Thông tư 133/2016/TT-BTC gồm các TK : 1281, 1288, 341
2/ Thông tư 200/2014/TT-BTC gồm các TK : 1281, 1282, 1283, 1288, 131, 1362, 1363, 1368, 1385, 1388, 141, 1534, 154, 2288, 2293, 2294, 242, 244, 331, 334, 335, 3362, 3363, 3368, 338, 341, 34311, 344, 352, 41112, 3387 (Thật là chi li !)

Tại thông tư 200/2014 có nói đến việc tái phân loại thời hạn. Ví dụ : Biên bản thỏa thuận ghi 1 năm nữa Tập Đoàn AxZ sẽ trả nợ cty mình. Nhưng một sáng đẹp trời, ngồi uống cà phê đọc báo mới hay rằng Tập Đoàn nọ Lỗ nhiều trăm tỷ -> Lậm gần hết vốn -> Nợ quá hạn NH nhiều ngìn tỷ , khi đó ta phải về ngậm ngùi tái phân loại nợ phải thu từ Ngắn hạn thành Dài hạn, phải tạo thêm 1 chi tiết nữa có thời hạn là D rồi ghi phát sinh kết chuyển số dư sang.

Tính chất của tài khoản : để qui định tính chất khi mở chi tiết cho tài khoản. Bạn chọn 1 trong 4 tính chất sau: 

1. Loại thông thường : Mọi ghi chép số liệu cho TK này (và cả các Chi tiết của nó) chỉ tính theo số tiền.

2. Loại Khách hàng : Nếu chọn thì các Chi tiết của TK này sẽ được ghi thêm chỉ tiêu địa chỉ, điện thoại, mã số thuế. Các chỉ tiêu thêm này dùng để nhập tự động khi nhập phát sinh các hóa đơn liên quan đến chi tiết khách hàng của TK này.

3. Loại Tồn kho : Nếu chọn thì các Chi tiết của TK này sẽ được ghi chép số lượng nhập xuất, theo dõi cho từng kho hàng.

4. Loại Nhập xuất : Nếu chọn thì các Chi tiết của TK này sẽ được ghi chép số lượng nhập xuất, nhưng không không theo dõi trong kho hàng. ví dụ TK 157 - hàng gửi đi bán..v.v.. Các tài khoản mua bán chứng khoán như TK 121, TK 221 cũng được khai báo thuộc loại này để theo dõi số luợng và giá cả của chứng khoán.

Lưu ý : Các tính chất 2,3,4 chỉ thực sự có tác dụng khi TK này được Mở Chi Tiết. Tính chất cũng cần được khai báo ngay từ đầu. Nếu sau khi bạn mở tiểu khoản hoặc chi tiết cấp dưới cho 1 tài khoản thì tính chất của tài khoản đó sẽ không sửa lại được nữa.

Các nút lệnh cập nhật (thêm, sửa, xóa) cho danh mục tài khoản, tiểu khoản :

• F4 -Thêm : Để thêm 1 tài khoản hoặc tiểu khoản mới vào danh mục.

• F5- Sửa : Để sửa lại nội dung các chỉ tiêu của dòng tài khoản hiện hành trong danh mục. Khi mới sử dụng chương trình thì bạn sẽ dùng lệnh này để cập nhật Số dư đầu năm cho các tài khoản, sửa lại thuộc tính Ngoại Tệ và Tính Chất của tài khoản theo yêu cầu quản lý của mình.

• F6- Xóa ( Delete) : Để xóa dòng tài khoản hiện hành ra khỏi danh mục.

• F7-Các lệnh khác : Sẽ mở Menu để chọn lệnh xem tổng cộng, in danh mục tài khoản.

• F8- Khai báo tài khoản đồng bộ : Để khai báo các tài khoản đồng bộ cho năm hiện hành. Đây là chức năng quan trọng, bạn hãy xem cụ thể tại mục Khai báo tài khoản đồng bộ.

• F9-Mở chi tiết cấp 1 : Để mở Danh mục chi tiết cấp 1 cho tài khoản nơi vệt sáng đang đứng. Bạn chỉ mở Danh mục chi tiết cho tài khoản cấp dưới cùng (tức là tài khoản trực tiếp, dưới nó không có tiểu khoản)

II/ Khai báo danh mục chi tiết cấp 1

• Nếu 1 tài khoản nào chỉ có vài cấp dưới thì bạn sẽ mở thêm các cấp dưới bằng cách thêm tiểu khoản (ví dụ TK 642 thì mở các cấp dưới của nó là tiểu khoản 6421, 6422, 6423,.v.v..), nhưng nếu 1 tài khoản nào đó có danh sách cấp dưới rất nhiều từ hàng chục đến hàng trăm dòng thì không thể mở cấp dưới bằng cách mở thêm tiểu khoản được, trong trường hợp này bạn sẽ mở thêm cấp dưới theo cách mở chi tiết cấp 1 (ví dụ TK 131 sẽ mở riêng Danh mục chi tiết khách hàng phải thu, TK 156 sẽ mở riêng Danh mục chi tiết mặt hàng,.v.v..).

• Ngoài ra, khi bạn có nhu cầu quản lý nhập xuất tồn vật tư hàng hóa thì bạn nhất thiết phải mở chi tiết (dù bạn chỉ có vài loại mặt hàng), vì thì chương trình chỉ quản lý các chỉ tiêu Đơn vị tính, số lượng khi mở chi tiết.

• Tại danh mục tài khoản, khi bạn đang đứng tại tài khoản nào và chọn lệnh F9-Mở chi tiết cấp 1 thì sẽ hiện lên một Danh mục chi tiết cấp dưới riêng cho tài khoản đó (TK này sẽ gọi là TK Mẹ hoặc TK Chủ của các Chi tiết do nó mở ra). Danh mục này cũng có 3 chỉ tiêu chính là Mã, Tên, Số dư đầu năm. Mã ở đây là Mã Chi Tiết, có thể dài tối đa 8 ký tự (dài hay ngắn là tùy bạn đặt, và dù dài hay ngắn thì cùng thuộc 1 cấp chi tiết)

• Ngoài 3 chỉ tiêu chính là Mã, Tên, Số dư đầu năm thì mỗi Loại Danh mục chi tiết sẽ có các chỉ tiêu khác nữa, tùy thuộc vào  Tính chất của tài khoản Mẹ.

Màn hình khai báo Danh mục chi tiết của TK loại  <1.Thông thường> và <2. Khách hàng> có dạng như sau :

Màn hình khai báo Danh mục chi tiết của TK loại  <3.Tồn kho> và <4. Nhập xuất> có dạng như sau :

Nội dung các chỉ tiêu của danh mục chi tiết cấp 1 :

Mã chi tiết :

Có thể là mã khách hàng, mã hàng hóa, .v.v.. tùy theo tài khoản Mẹ. Dài tối đa 8 ký tự. Có thể đặt bằng Số hoặc Chữ tùy ý, nó sẽ tự động đổi thành chữ Hoa. Bạn nên đặt ký hiệu cho Mã Chi Tiết bằng chữ để dễ nhớ để trong quá trình làm việc dễ tìm kiếm. Lưu ý : một số bạn đã đặt Mã chi tiết với các chữ đầu là Mã tài khoản mẹ, việc này không cần thiết và gây bất tiện khi thao tác nhập liệu sau này.  Thứ tự sắp xếp của danh mục chi tiết được căn cứ theo Mã chi tiết.

Tên chi tiết : Dài tối đa 60 ký tự.

 Số dư nợ, dư có  :  

Dùng để nhập số dư đầu năm của từng chi tiết. Tổng cộng số dư của các chi tiết sẽ được tự động điền lên số dư của Tài khoản Mẹ.

Thuộc tính Ngoại tệ :  Tương tự như Danh mục Tài khoản, tiểu khoản.

Thời hạn :  Chỉ dủng cho các các TK 121, 131, 136, 138, 139, 159, 331, 336, 338, 352

Nếu TK Mẹ có khai báo Tính chất 2. Khách Hàng thì sẽ có thêm các chỉ tiêu :

Ðịa chỉ : Ðịa chỉ của khách hàng dài tối đa 60 ký tự.

Ðiện thoại : Số điện thoại của khách hàng dài tối đa 12 ký tự.

Mã số thuế : Mã số thuế của khách hàng dài tối đa 18 ký tự.  

Các chỉ tiêu này sẽ được dùng để điền tự động khi nhập chứng từ phát sinh cho Loại chứng từ Phiếu thu, Phiếu chi : Nếu Chi tiết là loại TK Khách Hàng hoặc Tạm ứng thì : Vùng HọTên, Ðịa Chỉ của phiếu sẽ được tự động điền theo các khai báo này.

Nếu TK Mẹ có khai báo Tính chất 4. Nhập Xuất thì sẽ có thêm các chỉ tiêu :

Ðơn vị tính :  Dài tối đa 6 ký tự.

Số lượng :  Dùng để nhập số lượng tồn đầu năm của từng mặt hàng.

Ðơn giá :  Dùng để nhập đơn giá đầu năm của từng mặt hàng.

Nếu TK Mẹ có khai báo Tính chất 3. Tồn Kho thì : Ngoài các chỉ tiêu Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá còn có thêm chỉ tiêu Mã kho:

Mã kho :  Mã kho ghi kèm theo mặt hàng để xác định mặt hàng nằm riêng trong từng kho. Lưu ý : Khi bạn khai báo mặt hàng trong Kho này thì các kho khác tự động có mặt hàng đó, chỉ khác nhau về số lượng tồn đầu năm do bạn nhập riêng cho từng kho.

Các nút lệnh cập nhật (thêm, sửa, xóa) cho danh mục chi tiết cấp 1 :

• F4 -Thêm : Để thêm 1 chi tiết  mới vào danh mục chi tiết.

• F5- Sửa : Để sửa lại nội dung các chỉ tiêu của chi tiết hiện hành trong danh mục chi tiết.

• F6- Xóa ( Delete) : Để xóa dòng chi tiết hiện hành ra khỏi danh mục chi tiết.

• F7-Các lệnh khác : Sẽ mở Menu để chọn lệnh xem tổng cộng, in danh mục chi tiết.

• F9-Mở chi tiết cấp 2 : Để mở Chi tiết cấp 2 (cấp dưới) cho chi tiết hiện hành (nơi vệt sáng đang đứng).

III/ Khai báo danh mục chi tiết cấp 2

• Trong một số ít trường hợp, khi bạn đã mở các cấp tài khoản, tiểu khoản, chi tiết cấp 1 mà vẫn còn muốn phân cấp chi tiết sâu hơn nữa thì bạn khai báo danh mục chi tiết cấp 2. Các thức khai báo cập nhật Danh mục chi tiết cấp 2 hoàn toàn tương tự như chi tiết cấp 1.

• Khuyên dùng : Nếu bạn có nhu cầu mở nhiều cấp chi tiết, bạn nên cố gắng sắp xếp các cấp ra ngoài tiều khoản rồi mở đến cấp cuối cùng là chi tiết cấp 1, trường hợp bất khả kháng mới phải mở chi tiết cấp 2, vì khi các danh mục lồng sâu vào nhiều tầng sẽ gây cảm giác phức tạp, khó nhớ.

IV/ Ghi chú

Các khả năng đặc biệt khi cập nhật cho danh mục tài khoản, tiểu khoản : 

• Nếu 1 TK đã mở Chi tiết hoặc đã Ghi chép phát sinh, sau đó bạn mở thêm TK cấp dưới cho nó thì : toàn bộ các Chi tiết đã mở và các Ghi chép phát sinh của TK này sẽ được tự động chuyển xuống cho TK cấp dưới.

• Ngược lại, nếu 1 TK cấp 2 trở lên mà chỉ còn mình nó là TK cấp dưới, nếu nó đã mở Chi tiết hoặc Ghi chép phát sinh, sau đó bạn muốn xóa TK này thì : toàn bộ các Chi tiết đã mở và các Ghi chép phát sinh của TK này sẽ được tự động chuyển lên cho TK cấp trên.

• Bạn có thể gộp tài khoản này vào tài khoản khác bằng cách sửa Mã TK này trùng với Mã TK kia, nhưng 2 tài khoản phải thỏa mãn các điều kiện sau : 

- Cả 2 TK đều phải là TK trực tiếp và cùng cấp TK.

- Cả 2 TK đều có cùng 1 tính chất.

- Cả 2 TK đều phải chưa mở Chi tiết.

Các khả năng đặc biệt khi cập nhật cho danh mục chi tiết cấp 1, chi tiết cấp 2 : 

• Bạn có thể gộp chung 2 chi tiết lại thành 1 bằng cách : sửa Mã chi tiết này trùng với Mã chi tiết kia.

• Nếu Danh mục có từ 2 chi tiết trở lên thì bạn không xóa được những chi tiết đã ghi chép phát sinh

• Nếu Danh mục chỉ có duy nhất 1 chi tiết và chi tiết đó đã được Ghi chép phát sinh, sau đó bạn muốn xóa chi tiết này thì : toàn bộ Số dư và các Ghi chép phát sinh của chi tiết này sẽ được tự động chuyển lên cho TK Mẹ.

• Ðặc biệt lưu ý : Nếu TK Mẹ của danh mục chi tiết này nằm trong Danh mục tài khoản đồng bộ  thì : khi bạn Thêm, Sửa, Xóa bất kỳ chi tiết nào trong danh mục này sẽ kéo theo việc thêm Thêm, Sửa, Xóa tự động chi tiết tương ứng trong các chi tiết của các tài khoản đồng bộ, và các điều kiện khống chế nêu trên cũng được kiểm tra đối với Chi tiết tương ứng trong từng TK đồng bộ đó.