Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo

 

 

 

Toàn bộ các chứng từ, sổ sách, báo cáo đều được xem và in tại chức năng này. Mỗi chứng từ, sổ sách, báo cáo sẽ có những tiêu thức chọn lựa cách tính toán và in ấn tương ứng với nó.

 

Nội dung của các mục trên màn hình :

 

        Phần bên trái : Chọn biểu mẫu cần in

        Phần bên phải (phía trên) : Chọn thời gian và tiêu thức lập biểu cho biểu mẫu hiện tại

        Phần bên phải (phía dưới) : Các chọn lựa chung cho tất cả các mẫu biểu

Sau khi đã chọn biểu mẫu cần in và các tiêu thức lập biểu cho nó thì bạn nhấn nút lệnh Xem và In để xem và in ra giấy hoặc lệnh Xuất sang Excel để chuyển báo cáo sang tập tin Excel của một số báo biểu, để bạn sử dụng với các mục đích riêng.

 

Qui trình tính số dư, số lũy kế trên các sổ sách và báo cáo kế toán :

 

Toàn bộ hệ thống dữ liệu trong một năm bao gồm 2 phần chính :

  1. Danh mục tài khoản, tiểu khoản, chi tiết của năm đó : được chốt số liệu là Số Dư Đầu Năm

  2. Danh sách chứng từ phát sinh của năm đó : ghi số liệu cho các tài khoản chi tiết theo thời gian (ngày ghi sổ).

Các sổ sách báo cáo thường có 4 phần <Số đầu kỳ>, <Phát sinh trong kỳ>, <Lũy kế từ đầu năm>, <Số cuối kỳ>.  Mỗi khi bạn chọn lập sổ sách báo cáo trong khoảng thời gian nào đó thì chương trình sẽ tính lại 4 phần số liệu theo phương pháp Tính lại từ mốc đầu năm và Vét trọn số liệu trong năm.

 

Ví dụ  : nếu bạn chọn in bảng cân đối phát sinh từ Tháng 04 đến Tháng 06 trong năm 2001, chương trình tính số liệu của các cột trong báo cáo này như sau :

  1. Số dư đầu kỳ (đầu tháng 04) : Số dư đầu năm +/-  Phát sinh từ tháng 01 đến tháng 03.

  2. Phát sinh trong kỳ : là số phát sinh từ tháng 04 đến 06.

  3. Lũy kế từ đầu năm :  là số phát sinh từ tháng 01 đến 06.

  4. Số dư cuối kỳ (cuối tháng 06) : Số dư đầu kỳ +/-  Phát sinh trong kỳ.

Với một qui trình tính toán như thế, bạn luôn có một báo cáo được cập nhật chính xác theo mọi chỉnh sửa dữ liệu hiện có trong năm. Cũng vì vậy KTVN không cần khóa sổ hàng tháng và kết chuyển số dư tháng trước sang tháng sau.

 

Giới hạn về chiều dài các chữ số cho phép nhập liệu và in trên các báo biểu :

 

Chỉ tiêu  Tổng số chữ số

- Số tiền VND

13

- Số tiền ngoại tệ

11

- Số lượng

10

- Đơn giá VND

11

- Đơn giá ngoại tệ

9

- Tỷ giá

6

 

 

N.M.A.D.Đ.P