Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo
Toàn bộ các chứng từ, sổ sách, báo cáo đều được xem và in tại chức năng này. Mỗi chứng từ, sổ sách, báo cáo sẽ có những tiêu thức chọn lựa cách tính toán và in ấn tương ứng với nó.
Nội dung của các mục trên màn hình :
Phần bên trái : Chọn biểu mẫu cần in
1- Chọn thẻ (có người gọi là trang, tab) báo cáo : để hiện lên danh sách biểu mẫu cần in trong thẻ.
2- Chọn dòng biểu mẫu cần in trong thẻ đã hiện ra.
3- Khung giải thích vắn tắt nội dung của biểu mẫu hiện tại.
Phần bên phải (phía trên) : Chọn thời gian và tiêu thức lập biểu cho biểu mẫu hiện tại
4- Chọn khoảng thời gian cần tính toán số liệu của biểu mẫu. Có thể tính theo Tháng hạch toán hoặc theo Ngày ghi sổ. Nếu bạn cần lập theo Quý thì chọn theo từ tháng - đến tháng tương ứng của quý đó (ví dụ : Quý 2 là từ tháng 04 đến tháng 06).
5- Chọn các tiêu thức tính toán, trình bày của biểu mẫu : Mỗi biểu mẫu sẽ có những tiêu thức khác nhau.
6- Ðặt lại tiêu đề của biểu mẫu theo ý bạn, đặt tên người lập biểu được in vào biểu mẫu. Có một vài biểu mẫu sẽ giữ cố định tiêu đề mặc dù bạn có đặt lại.
Phần bên phải (phía dưới) : Các chọn lựa chung cho tất cả các mẫu biểu
7- Các chọn lựa khác in cuối báo cáo. Sửa lại báo cáo trước khi in (tức là báo cáo in ra có thể sửa lại khác với số liệu gốc trong chương trình). Tăng giảm lề trái trang in..v.v.. Có một vài biểu mẫu sẽ mặc nhiên hiện ra chế độ xem sửa để bạn điều chỉnh và tham khảo công thức tính toán.
Sau khi đã chọn biểu mẫu cần in và các tiêu thức lập biểu cho nó thì bạn nhấn nút lệnh Xem và In để xem và in ra giấy hoặc lệnh Xuất sang Excel để chuyển báo cáo sang tập tin Excel của một số báo biểu, để bạn sử dụng với các mục đích riêng.
Qui trình tính số dư, số lũy kế trên các sổ sách và báo cáo kế toán :
Toàn bộ hệ thống dữ liệu trong một năm bao gồm 2 phần chính :
Danh mục tài khoản, tiểu khoản, chi tiết của năm đó : được chốt số liệu là Số Dư Đầu Năm
Danh sách chứng từ phát sinh của năm đó : ghi số liệu cho các tài khoản chi tiết theo thời gian (ngày ghi sổ).
Các sổ sách báo cáo thường có 4 phần <Số đầu kỳ>, <Phát sinh trong kỳ>, <Lũy kế từ đầu năm>, <Số cuối kỳ>. Mỗi khi bạn chọn lập sổ sách báo cáo trong khoảng thời gian nào đó thì chương trình sẽ tính lại 4 phần số liệu theo phương pháp Tính lại từ mốc đầu năm và Vét trọn số liệu trong năm.
Ví dụ : nếu bạn chọn in bảng cân đối phát sinh từ Tháng 04 đến Tháng 06 trong năm 2001, chương trình tính số liệu của các cột trong báo cáo này như sau :
Số dư đầu kỳ (đầu tháng 04) : Số dư đầu năm +/- Phát sinh từ tháng 01 đến tháng 03.
Phát sinh trong kỳ : là số phát sinh từ tháng 04 đến 06.
Lũy kế từ đầu năm : là số phát sinh từ tháng 01 đến 06.
Số dư cuối kỳ (cuối tháng 06) : Số dư đầu kỳ +/- Phát sinh trong kỳ.
Với một qui trình tính toán như thế, bạn luôn có một báo cáo được cập nhật chính xác theo mọi chỉnh sửa dữ liệu hiện có trong năm. Cũng vì vậy KTVN không cần khóa sổ hàng tháng và kết chuyển số dư tháng trước sang tháng sau.
Giới hạn về chiều
dài các chữ số cho phép nhập liệu và in trên các báo biểu :
Chỉ tiêu Tổng số chữ số - Số tiền VND
13 - Số tiền ngoại tệ
11 - Số lượng
10 - Đơn giá VND
11 - Đơn giá ngoại tệ
9 - Tỷ giá
6
|
N.M.A.D.Đ.P |