Mở đầu

Xin chào các bạn đồng nghiệp !    

• Tôi viết phần mềm Kế Toán Việt Nam (KTVN) khi đang làm nhân viên kế toán trong một DN Nhà Nước, phiên bản đầu tiên đăng ký phát hành năm 1996. Mục tiêu của KTVN là : Những ai biết nghề Kế Toán thì đều có thể tự mình sử dụng được phần mềm kế toán : bạn có thể tự mình tìm hiểu, thực hành để sử dụng mà không cần phải có người hướng dẫn.

• Vì mục tiêu này, nội dung và bố cục của KTVN được ưu tiên là : Đơn giản dễ sử dụng + Dễ quản lý bảo trì + Hoạt động ổn định.  KTVN chỉ bao gồm các chức năng kế toán căn bản và tổng quát để đáp ứng nhu cầu kế toán chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp, không đi sâu vào các chi tiết nghiệp vụ và đặc thù của riêng từng ngành nghề kinh doanh. Các trình bày trong KTVN đều dùng văn từ giản dị nhất để các bạn ở trình độ tin học thông thường cũng thấy dễ hiểu.  

• Tài liệu này được biên soạn theo đúng trình tự các chức năng trong chương trình. Các chức năng đều có mối liên hệ với nhau, vì vậy để hiểu đúng, đủ và sử dụng được chương trình một cách nhanh nhất thì bạn cần đọc hết toàn bộ tài liệu hướng dẫn ít nhất là 1 lần, nếu bạn đã từng sử dụng phần mềm kế toán khác thì bạn nên đọc 2 lần - để tránh nhầm lẫn, sau đó bắt đầu thực hành sử dụng bằng số liệu của mình theo đúng qui trình sử dụng.

• Nếu bạn có đủ kiến thức kế toán (ở mức độ Ghi chép hạch toán đúng các sổ sách kế toán và Lập được các báo cáo kế toán bằng tay) thì chắc chắn bạn sẽ tự mình tìm hiểu và sử dụng thành thạo KTVN trong một thời gian ngắn.

• Xin bạn hãy lưu ý : Chủ trương của KTVN là bạn sẽ chủ động hoàn toàn từ việc Tìm hiểu chương trình => Cài đặt chương trình => Sử dụng chương trình => Bảo trì chương trình (khi có các sự cố về máy tính và chương trình), tất cả đều thông qua tài liệu hướng dẫn này, điều này có hơi khác so với đa số công ty phần mềm khác trên thị trường hiện nay là bạn có thể được "chăm sóc" bằng các dịch vụ "giá trị gia tăng". Do đó, bạn hãy tham khảo nhiều phần mềm để chọn lựa cho mình phần mềm phù hợp nhất trước khi quyết định đăng ký sử dụng KTVN.

Tôi xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp kế toán, kiểm toán, thuế, tin học đã tham gia đóng góp cho KTVN từ những ngày đầu. Chân thành cảm ơn khách hàng từ khắp các tỉnh thành đã sử dụng KTVN. Đặc biệt cảm ơn khách hàng từ các vùng xa xôi ít có điều kiện về tin học, các anh chị cùng thế hệ đã sử dụng KTVN từ thời máy vi tính chưa phổ biến, đã giúp cho tôi có động lực để cải tiến phần mềm này và duy trì cho đến nay.

Tác giả : Phan Thanh Lâm – Cựu học sinh ĐH TCKT Hà Nội K.23.  ĐT : 0903.913278 - Email : tacgia@ktvn.com.vn - web : www.ktvn.com.vn

Tóm tắt qui trình sử dụng KTVN

Trình bày tóm tắt sau đây để giúp bạn hình dung được qui trình tổng quát hoạt động của KTVN. Qui trình sử dụng KTVN có thể khái quát thành 3 bước sau đây :
 

Bước 1- Khai báo các danh mục

Trước hết, bạn cần khai báo các danh mục trong chương trình, theo đúng trình tự dưới đây:

1. Khai báo danh mục kho hàng (có thể sử dụng hoặc không cần)

2. Khai báo danh mục tài khoản, tiểu khoản,

   Khai báo các tài khoản đồng bộ

   Khai báo các danh mục chi tiết 

3. Khai báo danh mục vụ việc  (có thể sử dụng hoặc không cần)

4. Khai báo các loại chứng từ kế toán

Bước 2- Nhập chứng từ phát sinh

Chứng từ phát sinh nhập vào sẽ được liên kết với danh mục mà bạn đã khai báo ở trên.

Chọn chức năng Nhập chứng từ phát sinh để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc đơn thuần: có chứng từ phát sinh nào thì ghi chép nghiệp vụ phát đó 1 lần duy nhất. Đây là công việc duy nhất mà bạn phải làm hàng ngày, các công việc còn lại là do chương trình làm.

Khi đang nhập chứng từ phát sinh, bạn vẫn có thể khai báo bổ sung tại chỗ Danh mục chi tiết mới có thêm trong năm.

Khi đang nhập chứng từ phát sinh, bạn có thể xem và in ngay hệ thống chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ, hóa đơn,.v.v.. Bạn cũng có thể thực hiện ngay việc Tham khảo và tìm kiếm chứng từ...

Bước 3- Xem và in hệ thống báo cáo

Công việc của bạn chỉ còn "Nhấn nút" để xem báo cáo. KTVN sẽ căn cứ hệ thống các danh mục và các chứng từ phát sinh để tính toán toàn bộ hệ thống Chứng từ, Sổ sách, Báo cáo cho bất kỳ thời gian nào, chọn tính theo từng Ngày hoặc từng Tháng tùy bạn.

Qui ước chung :

Trong tài liệu này, các ký hiệu 10.x và DN.x được hiểu là 10.8 và DN.8. Cách ghi ký hiệu này để bạn dễ liên hệ với các phiên bản 10 & DN cũ trước đây, nếu bạn đã dùng các phiên bản cũ.