Man hinh nhap lieu va cac khai niem

Nhập chứng từ phát sinh

Phần 1: màn hình nhập liệu và khái niệm ban đầu

Mọi loại chứng từ phát sinh đều được nhập liệu tại màn hình này. Màn hình này chứa đầy đủ các chỉ tiêu cho mọi loại chứng từ, nhưng khi nhập liệu thì tùy theo tính chất của từng Loại chứng từ và của định khoản hiện tại mà một số chỉ tiêu sẽ tự động bỏ qua không cần nhập.

Trình bày của màn hình nhập liệu gồm 2 phần chính :

1 - Phần danh sách các phát sinh đã nhập (phần phía trên) : chỉ xem, không sửa được.

Mỗi dòng trong danh sách là 1 định khoản phát sinh (còn gọi là dòng phát sinh hay dòng định khoản), nó bao gồm đầy đủ các Vùng nhập liệu (từ Ngày ghi sổ đến Số tiền).
Bạn hãy lưu ý kỹ về cách tổ chức các dòng chứng từ phát sinh như sau :

Một CTGS (chứng từ ghi sổ) có thể gồm 1 hoặc nhiều Chứng từ.
Một Chứng từ (phiếu thu, chi, nhập xuất,..v.v...) có thể gồm 1 hoặc nhiều Hóa đơn, phiếu định khoản, chứng từ gốc kèm theo.
Một Hóa đơn, phiếu định khoản, chứng từ gốc có thể gồm 1 hoặc nhiều dòng định khoản.

Thứ tự trong danh sách được sắp xếp ưu tiên theo trình tự : Ngày ghi sổ => Loại chứng từ => Số CTGS => Ngày CTừ. Nếu có nhiều dòng định khoản có cùng ưu tiên sắp xếp thì : phát sinh nào nhập trước đứng trước, phát sinh nào nhập sau đứng sau.
Trường hợp có 2 hoặc nhiều dòng định khoản có cùng 1 ưu tiên sắp xếp, nhưng hiện tại nó sắp xếp không đúng như ý của bạn (thường xảy ra khi bạn lỡ nhập thiếu sau đó nhập thêm bổ sung, hoặc xóa đi nhập lại) : bạn có thể thay đổi vị trí thứ tự sắp xếp của 1 dòng định khoản bằng cách Ðứng tại dòng đó và nhấn phím ALT+Mũi tên lên hoặc xuống.
Khi vệt sáng đứng ở dòng định khoản thuộc Chứng từ nào (Một chứng từ được xác định bởi : Ngày ghi sổ + số CTGS + Số CTừ + Ngày CTừ ) thì toàn bộ các dòng định khoản thuộc chứng từ đó sẽ chuyển về cùng 1 nền màu Vàng để bạn dễ nhìn được các phát sinh đã nhập của Chứng từ đó.
Khi vệt sáng đứng ở dòng định khoản thuộc Hóa đơn nào (Một hóa đơn được xác định bởi : Loại hóa đơn + Xêri + Số hóa đơn + Ngày hóa đơn) thì toàn bộ các dòng định khoản tại các cột các cột Loại hóa đơn + Xêri + Số hóa đơn + Ngày hóa đơn + TK Nợ + TK Có thuộc Hóa đơn đó sẽ chuyển về cùng 1 màu Ðỏ để bạn dễ nhìn được các phát sinh đã nhập của Hóa đơn đó.
Khi đang trong danh sách, bạn có thể kiểm tra số tổng cộng bằng các phím nóng : F9-xem tổng cộng số tiền của CTGS hiện tại. F11-xem tổng cộng số tiền của chứng từ hiện tại. F12-xem tổng cộng số tiền của hóa đơn hiện tại.
Khi đang ở chế độ xem (tức là không phải đang thêm hoặc sửa), bạn có thể phóng to/thu nhỏ danh sách bằng tổ hợp phím CTRL+F10 hoặc nhấn chuột vào hình kính núp tại góc trên phải màn hình.

2 - Phần các vùng nhập liệu (nằm phía dưới)

Tiêu đề của một số vùng có thể thay đổi phù hợp theo loại chứng từ mà bạn chọn. Ví dụ : Số CTừ sẽ tự đổi thành Phiếu Thu khi chọn loại chứng từ 01-Thu tiền.....; hoặc đổi thành Phiếu Nhập khi chọn loại chứng từ 03-Phiếu nhập kho...; ...v.v...
Lưu ý : mỗi khi bạn di chuyển con chuột hoặc dấu nháy đến vùng nào thì sẽ có hướng dẫn vắn tắt tương ứng dưới đáy màn hình để tham khảo nhanh.

Tiêu thức để xác định các loại Chứng Từ trong KTVN :

Một chứng từ có thể được ghi chép thành nhiều dòng định khoản phát sinh trong danh sách Chứng từ phát sinh. Dưới đây là các Tên chứng từ và tiêu thức để xác định các chứng từ đó :

Tên chứng từ	Gồm các dòng phát sinh có cùng các chỉ tiêu sau
1- Chứng từ	Số chứng từ + Ngày chứng từ
2- Phiếu thu	Số chứng từ + Ngày chứng từ + Ghi nợ TK 111x
3- Phiếu chi	Số chứng từ + Ngày chứng từ + Ghi có TK 111x
4- Phiếu nhập	Số chứng từ + Ngày chứng từ + Ghi nợ các TK thuộc Loại Tồn kho hoặc Nhập xuất
5- Phiếu xuất	Số chứng từ + Ngày chứng từ + Ghi có các TK thuộc Loại Tồn kho hoặc Nhập xuất
6- Phiếu chuyển kho	Số chứng từ + Ngày chứng từ + Ghi nợ đồng thời Ghi có các TK thuộc Loại Tồn kho trong 2 kho khác nhau.
7- Hóa đơn	Loại hóa đơn + xeri + Số HÐ + Ngày HÐ
8-Chứng từ ghi sổ (CTGS )	Loại chứng từ + Tháng + Số CTGS

Cùng với các tiêu thức trên, mỗi chứng từ còn đồng thời đều phải cùng thuộc về một <Loại chứng từ > và cùng một <Ngày ghi sổ>

N.M.A.D.Đ.P