Khai báo các loại chứng từ kế toán

• Khi làm kế toán bằng tay, theo nguyên tắc kế toán thì bạn sẽ sắp xếp toàn bộ chứng từ theo thứ tự thời gian và ghi lần lượt vào sổ sách (sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết liên quan) - về nguyên tắc, như thế là đúng và đủ. Tuy nhiên trên thực tế, để thuận tiện trong việc cất trữ và tra cứu hồ sơ chứng từ thì bạn sẽ sắp xếp chứng từ thành một số loại để kẹp riêng từng tập, ví dụ  : tập chứng từ Thu Chi tiền mặt, tập chứng từ hàng nhập kho, xuất kho, tập chứng từ doanh thu, v.v.. tùy theo thực tế các chứng từ của doanh nghiệp.

• Tương tự như vậy, trong chương trình bạn có thể chỉ cần nhập liệu lần lượt toàn bộ chứng từ vào 1 loại chứng từ phát sinh duy nhất, nhưng như vậy thì bạn sẽ bị hoa mắt khi nhìn vào danh sách trên màn hình : lẫn lộn đủ loại, khó kiểm tra, khó tìm kiếm. Vì vậy, chức năng khai báo các loại chứng từ là để bạn tự phân chia ra một số loại chứng từ, để thuận tiện quản lý và nhập liệu. Mỗi khi nhập liệu chứng từ phát sinh thì thì bạn chỉ nhập cho một loại chứng từ, như vậy nhìn vào danh sách chứng từ sẽ dễ kiểm tra hơn.

• Lưu ý :

  1. Thực chất của việc khai báo các loại chứng từ là để phân loại hồ sơ chứng từ cho dễ nhìn chứ không phải là để phân loại định khoản cho loại chứng từ đó. Ví dụ Trong loại chứng từ chi tiền mặt thì bạn vẫn phải nhập các định khoản thuộc về công nợ, nhập kho, tạm ứng, v.v.. Trong chứng từ thu tiền mặt thì bạn vẫn phải nhập hóa đơn bán hàng, thu hồi công nợ, rút tiền gửi ngân hàng, .v.v.. 

  2. Nguyên tắc nhập chứng từ phát sinh của KTVN là mỗi hạch toán phát sinh chỉ cần ghi duy nhất 1 lần, ví dụ : Bạn có loại chứng từ <Phiếu thu tiền mặt> và loại chứng từ  <Tiền gửi ngân hàng>,  có 1 chứng từ kế toán là SEC rút tiền mặt kẹp theo Bảng kê chi tiền của ngân hàng thì bạn chỉ hạch toán 1 lần (Nợ 111/Có 112) tại 1 trong 2 loại chứng từ trên.  Nếu bạn muốn hạch toán 2 lần do có nhiều nhân viên kế toán, mỗi người quản lý 1 loại chứng từ thì bạn cần hạch toán qua TK trung gian, chẳng hạn Người quản lý loại phiếu thu tiền mặt ghi Nợ 111/Có 113 và người quản lý loại Tiền gửi ngân hàng ghi Nợ 113/Có 112 .

• Chương trình chỉ khai báo sẵn một số loại chứng từ mang tính định hướng, các loại chứng từ 01, 02, 03, 04, 05 của chương trình đặt sẵn sẽ được ngầm định hiểu là Phiếu thu, chi, nhập, xuất, chuyển kho để hiện các văn từ tương ứng trên màn hình, ngoài ra bạn có thể khai báo bổ sung hoặc xóa bớt cho phù hợp với thực tế của mình.

• Việc Khai báo loại chứng từ cần được thực hiện trước khi Nhập chứng từ phát sinh. Các loại chứng từ được khai báo riêng cho từng năm. Các năm khác nhau có thể khai báo các loại chứng từ khác nhau để phù hợp theo thực tế của năm đó.

Nội dung các các chỉ tiêu của danh mục loại chứng từ :

Mã chứng từ : dài tối đa 2 ký tự.

Tên loại chứng từ : dài tối đa 40 ký tự.

Lưu ý :

1. Thứ tự sắp xếp của danh mục chứng từ là Loại nào khai trước thì đứng trước, khai sau thì đứng sau. Bạn có thể thay đổi thứ tự bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt và mũi tên lên xuống.

2. Thứ tự sắp xếp của chứng từ phát sinh trong sổ kế toán chi tiết là : nếu các chứng từ phát sinh có ngày ghi sổ và ngày chứng từ giống nhau thì sẽ sắp xếp theo Mã loại chứng từ. Do đó, nếu bạn muốn loại chứng từ nào nằm trên thì đặt Mã loại nhỏ, nằm dưới thì đặt Mã loại lớn.

3. Khi bạn khai báo thêm các mã chứng từ khác thì không dùng theo các mã 01-06 và 99 của chương trình đặt sẵn, vì các mã này được sử dụng ngầm định tương ứng cho các bút toán và giao màn hình định sẵn.

Các thao tác cập nhật (thêm, sửa, xóa) cho danh mục loại chứng từ cũng tương tự như danh mục tài khoản.